إدارة جهات الاتصال والعملاء في منصة سين
تُعد وحدة إدارة جهات الاتصال (Contacts Directory) في منصة سين بمثابة نظام إدارة علاقات عملاء (Mini-CRM) سحابي متطور مدمج داخل المنصة. تتيح لك الوحدة تجميع وتوحيد بيانات جميع العملاء المتفاعلين مع علامتك التجارية عبر مختلف القنوات (واتساب، إنستغرام، فيسبوك، وتيليجرام) في ملفات تعريفية غنية وموحدة، مما يمنح فريقك فهماً عميقاً لسياق العميل واحتياجاته وتاريخ تعاملاته الشرائية.
1. الملف التعريفي الشامل للعميل (Contact Profile Anatomy)
يحتوي الملف التعريفي لكل عميل في منصة سين على سجل رقمي متكامل يضم:
أ) البيانات الشخصية الأساسية
- الاسم الكامل (Customer Name): اسم العميل المعرف في النظام.
- رقم الهاتف الرئيسي: مسجل بالصيغة الدولية القياسية E.164 (مثال:
+966501234567). - البريد الإلكتروني: عنوان البريد للمراسلات الرسمية وإرسال الفواتير.
- الصورة الرمزية (Avatar): تُجلب تلقائياً من الملف الشخصي للعميل في واتساب أو يمكن رفعها يدوياً.
ب) الهويات الرقمية عبر القنوات المتعددة
- معرف حساب إنستغرام المرتبط (
instagram_id). - معرف حساب تيليجرام المرتبط (
telegram_id). - قائمة القنوات التي تفاعل العميل من خلالها مع مساحة عملك.
ج) التصنيفات والوسوم (Applied Tags)
- الوسوم الملونة المرتبطة بالعميل (مثل
#عميل_دائم,#VIP,#مهتم_بالعقارات)، والتي تُستخدم لاحقاً في بث الرسائل الجماعية.
د) نظام الأعلام الملونة (Flag System)
- تمييز العميل بعلم ملون محدد (
flag_color) مصحوباً بسبب كتابي واضح (flag_reason)، مثل تنبيه الموظفين: "عميل حساس - يرجى التعامل عبر المشرف فقط" أو "طلب استرجاع مالي قيد المراجعة".
هـ) الحقول المخصصة (Custom Fields & Metadata)
- حقول إضافية غير محدودة لتخزين معلومات نوعية خاصة بنشاطك التجاري (مثل: رقم العضوية، تاريخ الميلاد، رقم الهوية الوطنية، عنوان التوصيل، أو اسم المتجر في سلة وزد).
و) الأرشيف التاريخي للتذاكر والحملات (Activity History)
- سجل المحادثات والتذاكر (
conversations): استعراض كافة التذاكر السابقة التي فتحها العميل وتواريخ حلها وهوية الموظفين الذين خدموه. - سجل حملات البث المستلمة (
broadcastRecipients): قائمة بكافة الرسائل التسويقية والخدمية التي استلمها العميل وتواريخ قراءتها.
2. إضافة وتعديل جهات الاتصال الفردية
إنشاء جهة اتصال جديدة يدوياً
- انتقل من القائمة الجانبية إلى جهات الاتصال والتصنيفات (Contacts & Tags) وافتح تبويب جهات الاتصال.
- انقر على زر "إضافة جهة اتصال" (Add Contact).
- أدخل اسم العميل ورقم هاتفه بالصيغة الدولية وتأكد من اختيار مفتاح الدولة الصحيح.
- أضف البريد الإلكتروني والوسوم الأولية ثم انقر على "حفظ".
تعديل بيانات العميل وحظر الحسابات المسيئة
- يمكنك فتح الملف التعريفي لأي عميل وتعديل بياناته أو إضافة ملاحظة خاصة.
- ميزة الحظر (Block Contact): في حال تعرض فريقك لإساءات متكررة من رقم معين، يمكنك تفعيل زر الحظر (
is_blocked = true). يمنع هذا الإجراء النظام من إنشاء تذاكر جديدة للرقم في صندوق الوارد الموحد، مع الحفاظ على السجل القديم محفوظاً بالكامل.
3. استيراد جهات الاتصال الجماعي عبر ملفات CSV
تتيح لك منصة سين رفع آلاف جهات الاتصال في ثوانٍ معدودة عبر معالج الاستيراد الذكي:
خطوات استيراد العملاء عبر CSV:
رفع الملف ──► معاينة البيانات ──► مطابقة الأعمدة (Column Mapping) ──► التحقق من الصيغ ──► استيراد فوري!
- في تبويب جهات الاتصال، انقر على زر "استيراد" (Import CSV).
- قم بسحب وإفلات ملف Excel أو CSV الخاص بك (تأكد من حفظ الملف بترميز UTF-8 لضمان ظهور الأحرف العربية بشكل سليم).
- نافذة مطابقة الأعمدة (Column Mapping Modal):
- يقرأ النظام عناوين الأعمدة في ملفك ويطلب منك ربطها بحقول سين:
- عمود الهاتف ──► حقل
Phone(إلزامي). - عمود الاسم ──► حقل
Name. - عمود البريد ──► حقل
Email. - أعمدة إضافية ──► مطابقتها مع
Custom Fieldsأو تحويلها إلى وسوم.
- خيارات معالجة التكرار (Duplicate Handling):
- تحديث البيانات الحالية: إذا كان الرقم مسجلاً بالفعل، يتم تحديث اسمه وحقوله المخصصة بالقيم الجديدة.
- تخطي الأرقام المكررة: الحفاظ على السجل القديم كما هو دون تعديل.
- انقر على "بدء الاستيراد"؛ يقوم النظام بفحص الأرقام واستيرادها وعرض تقرير بالعمليات الناجحة والأرقام غير الصالحة.
تحذير: يجب أن تتضمن أرقام الهواتف رمز الدولة الدولي (مثل
+966أو+971). الأرقام التي تُكتب بالصيغة المحلية (مثل050...) قد تفشل في استلام رسائل واتساب عبر الواجهة السحابية الرسمية.
4. تصدير جهات الاتصال (Export Contacts)
يمكنك استخراج قاعدة بيانات عملائك في أي وقت:
- استخدم الفلاتر لتحديد فئة معينة من العملاء (مثلاً: العملاء الذين يحملون وسم
#مهتم_بالعطور). - انقر على زر "تصدير" (Export) واختر صيغة CSV أو Excel.
- يقوم النظام بتوليد ملف محمي يحتوي على كافة بيانات العملاء وحقولهم المخصصة وتواريخ إنشائهم.
5. تقسيم العملاء لحملات التسويق الموجهة (Customer Segmentation)
الهدف الأسمى من إدارة جهات الاتصال هو تمكينك من استهداف عملائك بالرسالة الصحيحة في الوقت الصحيح:
- التقسيم حسب الولاء والقيمة: عملاء VIP، عملاء الشراء المتكرر، عملاء السلات المتروكة.
- التقسيم الجغرافي: تقسيم العملاء حسب المدينة أو المنطقة عبر الحقول المخصصة.
- الربط مع الحملات: بمجرد تصنيف العملاء بالوسوم المناسبة، يمكنك التوجه إلى إنشاء حملة بث واستهدافهم بخصومات مخصصة تحقق أعلى معدلات عائد على الاستثمار.
الأسئلة الشائعة حول إدارة جهات الاتصال
ماذا يحدث لجهات الاتصال عند استلام رسالة من رقم جديد في واتساب؟
يقوم النظام تلقائياً بإنشاء ملف تعريف جديد للرقم الجديد في قائمة جهات الاتصال، وتسميته برقم الهاتف مؤقتاً أو بالاسم المستعار المسجل في ملف العميل في واتساب، مع فتح تذكرة جديدة له في صندوق الوارد الموحد.
هل هناك حد أقصى لعدد جهات الاتصال التي يمكن تخزينها في سين؟
يعتمد الحد الأقصى لجهات الاتصال المخزنة على نوع باقة الاشتراك الخاصة بمساحة عملك؛ حيث توفر باقات الأعمال إمكانية تخزين مئات الآلاف من جهات الاتصال دون التأثير على سرعة البحث والواجهة.
كيف يمكنني دمج جهات الاتصال المكررة؟
يقوم محرك الاستيراد الذكي بمنع تكرار الأرقام الهاتفية آلياً؛ حيث يعتبر رقم الهاتف هو المعرف الفريد الأساسي لكل عميل، وأي استيراد جديد لنفس الرقم يقوم بتحديث بيانات العميل دون إنشاء سجل مكرر مشتت.
