إدارة مساحات العمل، الملف الشخصي والاشتراكات في منصة سين
تعتمد منصة سين على بنية معمارية متقدمة متعددة مساحات العمل (Multi-Workspace Architecture)، صُممت خصيصاً لتلبية احتياجات الشركات التي تدير علامات تجارية متعددة، أو فروعاً جغرافية متباعدة، أو وكالات تسويق تدير حسابات عملاء متنوعة بحساب دخول موحد. تتيح لك مساحات العمل عزل البيانات، القنوات، جهات الاتصال، والموظفين عزلاً تاماً مع إمكانية التبديل الفوري بينها دون الحاجة لتسجيل الخروج.
1. مفهوم مساحة العمل في منصة سين
مساحة العمل (Workspace) هي بيئة تشغيلية مستقلة تحتوي على:
- قنوات تواصل خاصة بها (مثل رقم واتساب محدد، حساب إنستغرام، أو بوت تيليجرام).
- قاعدة بيانات جهات اتصال وتصنيفات خاصة.
- فريق عمل محدد بأدوار وصلاحيات مخصصة.
- قوالب رسائل، تدفقات أتمتة، وسياسات مستوى خدمة (SLA) مستقلة.
- حصص واشتراكات مالية وسجلات تقارير منفصلة.
ملاحظة: يمكنك بحساب بريدك الإلكتروني نفسه أن تكون مالكاً (Owner) لمساحة عمل رئيسية، ومديراً (Admin) لمساحة عمل فرع، وموظفاً (Agent) في مساحة عمل شريكة، مع سهولة التنقل الفوري بينها.
2. إنشاء وتخصيص مساحة العمل (Workspace Settings)
للوصول إلى إعدادات مساحة العمل الحالية، انتقل من القائمة الجانبية إلى الإعدادات (Settings) > مساحة العمل (Workspace Profile):
بيانات الهوية الأساسية
- اسم مساحة العمل (Workspace Name): يمثل الاسم التجاري للمؤسسة أو اسم الفرع (مثل "شركة الأمل - فرع الرياض"). يظهر هذا الاسم في رسائل الدعوة الموجهة لأعضاء الفريق وفي إشعارات النظام.
- شعار مساحة العمل (Logo): قم برفع شعار المؤسسة بصيغة PNG أو JPG أو SVG بدقة واضحة. يظهر الشعار أعلى الشريط الجانبي لتسهيل التمييز البصري بين المساحات.
- المنطقة الزمنية (Timezone): خطوة بالغة الأهمية؛ حيث تعتمد عليها سياسات مستوى الخدمة (SLA)، مواعيد جدولة حملات البث، وأوقات عمل روبوتات محرر التدفقات.
- اللغة الافتراضية: اختيار واجهة العمل الافتراضية (العربية أو الإنجليزية).
المسار داخل النظام:
لوحة التحكم ← أيقونة الترس (Settings) ← مساحات العمل (Workspaces) ← الملف التعريفي (Profile)
3. التبديل بين مساحات العمل (Workspace Switching)
إذا كان حسابك مرتبطاً بأكثر من مساحة عمل واحدة:
- انقر على اسم مساحة العمل الحالية وشعارها في أعلى الشريط الجانبي الأيمن.
- ستفتح لك قائمة منسدلة تعرض جميع مساحات العمل المصرح لك بالدخول إليها مع دورك في كل منها (مالك، مدير، موظف).
- انقر على مساحة العمل المطلوبة؛ سيتم تحديث كامل بيانات النظام والواجهة فورياً والانتقال لصندوق الوارد الخاص بتلك المساحة.
- يمكنك النقر على خيار "إضافة مساحة عمل جديدة" (Create New Workspace) لإنشاء مساحة جديدة وتسميتها وربط قنواتها الخاصة.
نصيحة: خصص ألواناً أو صور شعار متباينة بوضوح لكل مساحة عمل تجنباً للخلط أثناء الرد على العملاء أو إرسال حملات البث الجماعية.
4. إعدادات الملف الشخصي للمستخدم (User Profile)
يمكن لكل موظف أو مدير تعديل بيانات حسابه الشخصي عبر الانتقال إلى الإعدادات > الملف الشخصي (Profile Settings):
- الصورة الرمزية (Avatar): رفع صورة شخصية تظهر لزملائك في المحادثات الداخلية وفي سجل النشاطات (Activity Timeline).
- الاسم الكامل (Display Name): الاسم الذي يظهر لزملائك وللعميل عند التحدث معه في التذاكر.
- رقم الجوال والبريد الإلكتروني: بيانات التواصل واستلام إشعارات الأمان وتأكيد الحساب.
- تغيير كلمة المرور: تحديث كلمة المرور وتفعيل بروتوكولات الأمان.
- تفضيلات اللغة الشخصية: يمكنك اختيار لغة واجهة تناسبك شخصياً (عربي أو إنجليزي) بشكل منفصل عن لغة مساحة العمل العامة.
5. الاشتراكات، الباقات وإدارة الفواتير (Subscriptions & Billing)
تتيح منصة سين إدارة مرنة للاشتراكات تناسب حجم أعمالك المتنامي من خلال شاشة الإعدادات > الاشتراكات (Subscriptions):
تفاصيل الباقات والترقية
- عرض الباقات المتاحة (Plans & Pricing): استعراض ميزات الباقات المختلفة (باقة الانطلاق Starter، باقة النمو Growth، وباقة المؤسسات Enterprise).
- محددات وموارد الباقة:
- عدد المقاعد المخصصة للموظفين (Agent Seats).
- عدد قنوات التواصل المسموح بربطها (WhatsApp, Instagram, Telegram).
- الحصة الشهرية للرسائل وجهات الاتصال النشطة (Active Contacts).
- دعم مزايا الذكاء الاصطناعي ومحرر التدفقات المتقدم.
دورة الدفع ووسائل السداد
- طرق الدفع المدعومة: بطاقات الائتمان (Visa, MasterCard)، بطاقات مدى (Mada)، وApple Pay مع تشفير مالي آمن.
- دورة الفوترة: خيار الاشتراك الشهري أو السنوي (مع خصم خاص عند الدفع السنوي).
- سجل الفواتير وتحميل الإيصالات: أرشيف إلكتروني لكافة الفواتير الضريبية السابقة مع إمكانية تحميلها بصيغة PDF لأغراض المحاسبة.
| الميزة | باقة البداية (Starter) | باقة النمو (Growth) | باقة المؤسسات (Enterprise) |
|---|---|---|---|
| المقاعد المتاحة | 3 موظفين | 10 موظفين | غير محدود |
| قنوات التواصل | قناة واحدة | 3 قنوات | قنوات متعددة غير محدودة |
| حملات البث الجماعي | مدعومة بحصة محددة | حصة موسعة | حصة مخصصة كبرى |
| محرر التدفقات (Bot) | تدفقات أساسية | تدفقات متقدمة وشروط | تدفقات ذكية وربط Webhook |
| سياسات الـ SLA | أساسية | متقدمة مع أوقات العمل | متقدمة مع تصعيد آلي |
تحذير: في حال تأخر تجديد الاشتراك، تدخل مساحة العمل في فترة سماح محدودة (Grace Period) تتبعها مرحلة تقييد صلاحيات الإرسال الجماعي والأتمتة، دون المساس بسجلات المحادثات السابقة المخزنة بأمان.
6. مركز الإشعارات الفورية (Notification Center)
توفر منصة سين مركز إشعارات متكامل أعلى شاشة التطبيق لإبقاء الموظفين والمدراء على اطلاع لحظي بالأحداث الحساسة:
- إشعارات التذاكر الجديدة: تنبيه فوري عند استلام محادثة جديدة غير معينة لموظف.
- تنبيهات تجاوز الـ SLA: إشعار عالي الأهمية ينبه المشرف والموظف عندما توشك تذكرة على تجاوز مهلة الاستجابة الأولى أو وقت الحل.
- طلبات تحويل التذاكر (Transfer Requests): إشعار موجه للمدراء عندما يطلب أحد الموظفين تحويل تذكرة إلى زميل أو قسم آخر عبر نظام طلبات التحويل.
- إشعارات استهلاك الحصص: تنبيه مسؤولي الحساب عند اقتراب انتهاء حصة الرسائل الشهرية أو نفاد رصيد المحفظة.
خطوات عملية: إعداد مساحة عمل جديدة من الصفر
- افتح قائمة مساحات العمل وانقر على "إنشاء مساحة عمل جديدة".
- أدخل اسم المنشأة، وارفع الشعار الرسمي، وحدد المنطقة الزمنية الصحيحة.
- توجه إلى قسم ربط القنوات لربط رقم واتساب الرسمي الخاص بالمنشأة عبر التسجيل السحابي السريع من Meta.
- انتقل إلى شاشة المستخدمون والصلاحيات لدعوة أعضاء الفريق وتوزيعهم على فرق العمل المخصصة (دعم، مبيعات).
- اضبط سياسات مستوى الخدمة (SLA) وساعات العمل الرسمية لبدء استقبال المحادثات باحترافية.
الأسئلة الشائعة حول إدارة مساحات العمل
هل يمكن لموظف واحد العمل في مساحتي عمل في الوقت ذاته؟
نعم، يمكن للموظف الانضمام إلى مساحات عمل متعددة باستخدام بريد إلكتروني واحد. ويستطيع التبديل بينها بسلاسة من القائمة العلوية دون الحاجة لتكرار تسجيل الدخول أو استخدام متصفحات مختلفة.
ما الذي يحدث للبيانات عند إلغاء أو حذف مساحة العمل؟
عند حذف مساحة العمل من قِبل المالك، يتم حذف كافة السجلات والقنوات وتذاكر الدعم نهائياً ولا يمكن استرجاعها. نوصي بتصدير جهات الاتصال وتقارير الأداء قبل اتخاذ هذا الإجراء.
كيف يتم احتساب استهلاك الرسائل إذا كان لدي أكثر من مساحة عمل؟
كل مساحة عمل لها باقتها المستقلة وحصتها الخاصة من الرسائل وجهات الاتصال، ولا تشترك المساحات في الحصص إلا في حال تم إعداد اشتراك مؤسسي مخصص (Enterprise Consolidated Billing).
