التصنيفات والوسوم (Tags) وهيكلية إدارة البيانات في منصة سين
تُشكل التصنيفات والوسوم (Tags) في منصة سين أداة التنظيم والتصنيف المحورية لجميع الأنشطة التشغيلية والتسويقية. تتيح لك الوسوم الملونة تحويل سيل الرسائل اليومية غير المنظمة إلى مسارات محددة وشرائح عملاء دقيقة، مما يسهل على موظفي صندوق الوارد الموحد معرفة طبيعة كل محادثة في لمح البصر، ويُمكّن مسؤولي التسويق من إطلاق حملات بث موجهة بدقة.
1. أين تُستخدم الوسوم في منصة سين؟
تتغلغل الوسوم في كافة وحدات المنصة لتؤدي وظائف متعددة:
- في صندوق الوارد والتذاكر: تظهر الشارات الملونة بجانب اسم التذكرة لمعرفة سبب تواصل العميل فورياً (مثل:
#مشكلة_دفعأو#طلب_استرجاع). - في الملف التعريفي للعميل: توصيف شريحة العميل وولائه ومشترياته السابقة (مثل:
#عميل_VIPأو#فرع_الرياض). - في محرر التدفقات وأتمتة الروبوت: تطبيق وسوم آلياً عند اختيار العميل لخيار معين في القائمة، أو التحقق من وجود وسم محدد لتوجيه مسار المحادثة عبر عقدة الشرط (Condition).
- في حملات البث الجماعي: استهداف دقيق للشرائح بالوسوم دون الحاجة لإعادة رفع ملفات أرقام جديدة في كل مرة.
- في الواجهات البرمجية (External API): تحديث وتطبيق الوسوم برمجياً فور إتمام العميل لعملية شراء في متجرك الإلكتروني.
2. إدارة الوسوم في مساحة العمل (Tags Management)
يمكنك الوصول إلى شاشة إدارة الوسوم عبر الانتقال إلى جهات الاتصال والتصنيفات (Contacts & Tags) ثم اختيار تبويب التصنيفات (Tags):
المسار داخل النظام:
القائمة الجانبية ← جهات الاتصال والتصنيفات ← تبويب التصنيفات (Tags)
إنشاء وسم جديد (Create Tag)
- انقر على زر "إضافة تصنيف جديد" (Create Tag) في أعلى الصفحة.
- اسم الوسم (Tag Name): اختر اسماً معبراً ومختصراً (مثال:
عميل VIP,استفسار أسعار,شكوى تأخير). - منتقي الألوان (Color Palette): اختر لوناً مميزاً للوسم من لوحة الألوان المتاحة (أزرق، أخضر، برتقالي، أحمر، بنفسجي، رمادي). يساعد التمايز اللوني الموظفين على إدراك طبيعة التذكرة بصرياً قبل فتحها.
- انقر على "حفظ" ليصبح الوسم متاحاً فوراً للاستخدام.
شاشة تفاصيل الوسم (Tag Detail View)
عند النقر على أي وسم في الجدول:
- يستعرض النظام إحصائيات دقيقة: عدد العملاء الحاليين الحاملين لهذا الوسم، وعدد التذاكر النشطة المرتبطة به.
- يتيح لك قائمة سريعة لاستعراض جهات الاتصال المرتبطة به مع إمكانية الانتقال المباشر لملفاتهم.
تعديل وحذف الوسوم
- يمكنك تعديل اسم الوسم أو تغيير لونه في أي وقت.
- عند حذف وسم معين، يطلب منك النظام تأكيد الحذف، ويتم إزالة الوسم من كافة المحادثات والعملاء دون التأثير على سلامتهم أو حذف أي رسائل.
3. طرق تطبيق الوسوم في مسار العمل اليومي
توفر منصة سين أربع طرق مرنة لتطبيق الوسوم:
أ) تطبيق الوسم يدوياً من داخل المحادثة (Right Panel)
أثناء تفاعل الموظف مع العميل في صندوق الوارد الموحد:
- في اللوحة اليسرى (معلومات التذكرة)، يجد الموظف قسم "الوسوم" (Tags).
- ينقر الموظف على خيار إضافة وسم، ويبحث عن الوسم المناسب أو ينشئه فورياً بنقرة زر.
ب) تطبيق الوسوم بالجملة (Ticket Bulk Actions)
- في قائمة تذاكر صندوق الوارد، يمكن للمشرف تحديد عدة تذاكر في آن واحد عبر خانات الاختيار (Checkboxes).
- يظهر شريط الإجراءات الجماعية في الأسفل (
TicketBulkActionsBar)؛ انقر على "إضافة وسم" وطبقه على 50 تذكرة دفعة واحدة في ثانية واحدة!
ج) الأتمتة الكاملة عبر محرر التدفقات (Flow Builder Automation)
- في محرر التدفقات البصري، استخدم عقدة تحديث الملف الشخصي (Update Profile).
- عندما ينقر العميل على زر "مهتم بالعروض"، يقوم الروبوت بتطبيق وسم
#مهتم_بالعروضتلقائياً على ملف العميل دون أي تدخل بشري.
د) التطبيق الآلي عبر واجهات البرمجة والويب هوك (External API Integration)
- يمكنك ربط متجرك في سلة أو زد عبر الواجهات البرمجية الخارجية لتطبيق وسوم فورية؛ مثل تطبيق وسم
#طلب_جديدأو#عميل_مدفوعبمجرد سداد الفاتورة بنجاح.
4. الهيكلية النموذجية المقترحة للوسوم (Best Practice Taxonomy)
لضمان احترافية العمل وتجنب الفوضى، نوصي ببناء وسوم منظمة وفق هيكلية مسبقة تغطي المحاور التالية:
| محور التصنيف | أمثلة عملية للوسوم | اللون المقترح | الغرض التشغيلي |
|---|---|---|---|
| نوع الاستفسار | #استفسار_أسعار, #مشكلة_تقنية, #شكوى |
أزرق / برتقالي | توجيه التذكرة للقسم المختص |
| قيمة العميل | #عميل_VIP, #عميل_دائم, #شريك_أعمال |
بنفسجي ذهبي | تقديم أولوية استجابة عاجلة في الـ SLA |
| حالة الشراء | #مؤهل_للشراء, #سلة_متروكة, #تم_الشراء |
أخضر | استهداف العميل بحملات العروض وإعادة الشراء |
| الفرع أو المنطقة | #فرع_الرياض, #فرع_جدة, #المنطقة_الشرقية |
سماوي | توجيه المحادثة لموظفي الفرع المحلي |
| حالة ما بعد البيع | #طلب_استرجاع, #تأخير_شحن, #صيانة |
أحمر | متابعة الجودة والحد من الشكاوى المتكررة |
5. قواعد تنظيف وحوكمة الوسوم في الشركات الكبرى
مع مرور الوقت وتعدد الموظفين، قد تتراكم الوسوم غير المنضبطة وتؤدي إلى تشويش البيانات. لتفادي ذلك، نوصي باتباع القواعد التالية:
- توحيد صيغ التسمية (Naming Conventions): اتفق مع فريقك على صيغة محددة (مثل استخدام الشرطة السفلية أو المسافات) وتجنب إنشاء وسوم مترادفة مثل
#VIPو#عميل_مميزفي آن واحد. - قصر صلاحية إنشاء الوسوم على المشرفين: من خلال المستخدمون والصلاحيات، يمكنك حصر إنشاء الوسوم الجديدة بالمدراء لمنع الموظفين من إنشاء مئات الوسوم العشوائية.
- المراجعة الشهرية للأرشيف: ادخل شهرياً إلى شاشة التصنيفات واحذف الوسوم المؤقتة التي انتهى الغرض منها (مثل وسوم العروض الترويجية القديمة
#عروض_رمضان_2024).
6. فلترة التذاكر واستهداف الحملات بواسطة الوسوم
- في صندوق الوارد: يمكنك النقر على شريحة الفلتر واختيار وسم معين (مثلاً
#شكوى) لعرض جميع التذاكر التي تحتاج إلى حسم ومعالجة عاجلة فقط. - في حملات البث: عند الدخول إلى إنشاء حملة بث جديدة، اختر الاستهداف بواسطة الوسوم وحدد الوسم المستهدف ليقوم النظام بحساب عدد المستلمين فورياً وإرسال العرض الترويجي لهم حصراً.
الأسئلة الشائعة حول التصنيفات والوسوم
هل يرى العميل الوسوم المطبقة عليه في واتساب؟
لا، الوسوم هي أدوات تنظيم داخلية مشفرة وخاصة بفريق العمل داخل منصة سين، ولا تظهر للعميل إطلاقاً في أي رسالة أو واجهة خارجية.
هل يوجد حد أقصى لعدد الوسوم التي يمكن ربطها بالعميل الواحد؟
لا، تتيح لك المنصة ربط عدد غير محدود من الوسوم بالعميل الواحد وبالتذكرة الواحدة، مما يمنحك مرونة فائقة في تتبع اهتماماته المتعددة ومراحل رحلته الشرائية.
ما الفرق بين الوسوم (Tags) والأعلام الملونة (Flags)؟
- الوسوم (Tags): مخصصة للتصنيف العام وتقسيم الجمهور في الحملات والتقارير (مثل: VIP، مبيعات، استرجاع).
- الأعلام (Flags): مؤشر إداري تحذيري مؤقت يُوضع على التذكرة لجذب الانتباه الفوري للمشرفين لوجود أمر استثنائي أو طارئ يتطلب التدخل الحاسم.
